從「出門順手倒垃圾」看專案變更管理

在執行專案的過程中最常遇到的就是變更管理，或者需求變更，有時稱作 CR （Change Request），很常客戶就會說：「順手幫忙修改、順便一起調整」等等很多的順便。這種看起來不大不小的需求其實對於專案都有很多的額外成本與風險，以下我們用比較嚴謹的專案管理方式來套用「出門順手倒垃圾」嘗試說明變更管理對於專案的影響以及客戶為什麼不能理解專案團隊往往都會第一時間回應：「需要內部評估後回覆」。

專案目標：

出門到公司。

專案執行：

1. 開家門。

2. 搭電梯下樓到停車場。

3. 開車出停車場前往公司。

專案時程：

10 分鐘

需求變更：

出門前家人（客戶）提出：順便把垃圾拿大樓垃圾區丟。

「想像你要出門辦公，但途中順便倒垃圾。這是一個小改變，但只要計畫得當，並不會帶來太多麻煩。我們先確定垃圾要丟的地方在哪，路線怎麼走，所需的時間有多少，這樣不僅能完成原計畫，還能有效處理掉垃圾。」當你開始這樣思考的時候，代表你是一個合格的專案經理了。

這時候你需要執行變更管理：

• 確認需求：和客戶討論，明確新功能的目標和必要性，就像確認垃圾的種類和丟放地點。

• 評估影響：分析功能加入對專案時間線、資源分配的影響，猶如計算倒垃圾會多花多少時間和力氣。

• 優化計畫：將功能開發融入現有流程，就像規劃最順暢的路徑，同時完成出門和倒垃圾兩件事。

• 溝通協調：向團隊和客戶清楚說明計畫調整，就像向家人解釋為什麼要趁出門順便倒垃圾，取得大家的理解和支持。

最後需求變更確認執行變成：

1. 帶上垃圾，

2. 開家門。

3. 搭電梯下樓到大樓垃圾區丟垃圾。

4. 搭電梯下樓到停車場。

5. 開車出停車場前往公司。

專案時程：

15 分鐘

客觀來看專案的執行結果，比原本多耗費了 50% 的時間資源，而且未計算執行變更過程中的評估所需資源（實務上會有工作團隊耗時參與討論甚至提供新的報價、議價等過程）。

如果變更管理做得不好的話，可能最後花費的成本會是原專案規畫的倍數，最理想的方式就是「預期一定會做需求變更」，因此大部分比較有經驗的接案公司，都會留一定的資源以及費用比例支應可能的需求變更造成的額外團隊管理成本。