導入系統只為了交功課達成KPI？還是真的能改善作業達成公司業務目標？

已更新：4月23日

當大部分上班族導入新系統時，往往只是為了完成任務，而非真正達成企業目標效益。這種現象在企業中並不少見，很多時候這並不是員工的問題，而是整個企業文化造成的。

導入系統的主要目的是透過科技工具提升企業運作效率、改善工作流程並促進組織目標的達成。然而，在許多情況下，系統的實施卻變成了一種形式上的表現，僅僅為了滿足KPI（關鍵績效指標）或交差了事，而非真正用於提高生產力或推動公司的商業目標，詠恒依照過去五年經驗分析大概有以下原因：

公司或管理層常常將導入新系統視為達成短期目標的手段，而非從長遠戰略角度出發。例如，領導層可能將「完成系統部署」列為KPI，但忽視了如何通過系統優化工作流程並創造實質價值。因此，員工的焦點從「如何用系統更高效地完成工作」轉變為「如何證明我使用了這個系統」。

新系統的有效利用取決於員工對其功能和優勢的了解。然而，企業在導入系統後，往往缺乏足夠的教育訓練，讓員工熟悉該工具的最佳用法。結果，系統被簡化為一個操作界面，只用來填寫數據、提交報告，而無法發揮提升效率或創造價值的潛力。

許多員工可能將新系統視為額外的負擔，而不是能夠幫助自己完成工作的工具。這種心態可能來自於缺乏溝通，員工不清楚導入系統的真正意圖，或者他們感受到管理層過於重視「形式化表現」而非實質改進的態度。

某些管理者會將「數據輸入的完整性」或「報表的準時提交」當作評估工作效率的標準，忽視了系統帶來的真正價值應該是減少重複性工作、縮短決策時間以及提高整體生產力。這導致員工花時間應付KPI，而非專注於創造性或增值性工作。

解決方案

以上原因或多或少都會造成員工只是為了交作業而導入系統，詠恒在公司成立的前五年間也收到了不少的專案需求是這類型的，具體而言企業該做什麼來修正這個問題使得導入系統的造成業務效益呢？

避免系統導入失敗需要全面的策略和細緻的計劃。以下是一些關鍵步驟，可以幫助企業成功導入新系統：

設定清晰的目標：在導入新系統之前，企業需要明確系統的目標和需求，確保系統能夠支持企業的整體戰略。

獲得高層支持，高層管理者需要積極參與並支持系統導入，確保資源和政策的配合。這也是為什麼很多專案我們都建議先與高層取得共識再往下執行的原因。避免高層誤以為導入系統就是解方，或者投入資源實際需要比預期多的狀況。

加強教育訓練：提供充分的教育訓練，讓員工熟悉新系統的操作和功能。可以通過線上課程、實地培訓和模擬操作等方式進行。有效溝通：保持透明的溝通，讓員工了解系統導入的目的和益處，減少抵觸情緒。

選擇適合的系統：根據企業的需求和員工的操作水平，選擇功能合適且易於使用的系統，避免過於複雜的系統。有時候並不是有名或者功能強大就是好，還是要搭配組織文化來選擇。

進行充分測試：在正式導入之前，進行充分的測試，確保系統與現有系統相容性，並能夠正常運行。持續調整：根據測試結果和員工反饋，持續調整和優化系統，確保其能夠滿足企業需求。一定要要求專案窗口或者使用單位親身進行 UAT ，避免期待落差。

激勵員工使用：建立有效的激勵機制，鼓勵員工積極使用新系統。可以通過績效考核、獎勵計劃和晉升機會等方式激發員工的積極性。詠恒曾經在專案預算中涵蓋了使用率的獎勵給客戶，透過試驗，客戶員工的使用率約莫比沒有獎勵的有 54% 左右的提升。

持續監控：在系統導入後，持續監控其運行情況，及時發現和解決問題。定期改進：根據運行情況和員工反饋，定期改進和優化系統，確保其能夠持續支持企業發展。

通過以上步驟，企業可以有效避免系統導入失敗，確保新系統能夠真正提升企業效益和競爭力。如果你有特定的需求或問題，隨時與詠恒聯繫，我們可以提供更具體的建議和幫助！